【スタッフ用】2017年度 秋の大バーベキュー大会 運営マニュアル

2017年度 兵庫頸髄損傷者連絡会秋の大バーベキュー大会
運営マニュアル

 

(1)当日のスケジュール

日時:2017年9月17日(日) 12:30~17:30
※実際のバーベキューサイト利用時間は14:00~16:30
12:15 役員集合
12:30 お手伝いいただけるスタッフ集合(モルツマーメイドⅡ号前)
     ・・・BBQサイト付近へ移動(全体説明)
13:00 参加者受付 (参加者をサイトに誘導)
13:45 バーベキュー準備(火起こし)参加者をサイト内の各テーブルに誘導
     ※基本的にはサイトスタッフが準備してくれます
14:00 (BBQ開始) 開会挨拶
16:15 (BBQ終了15分前にラストオーダー)※16:45までは利用可能
16:30 閉会挨拶 ※終了の音楽が流れるので、参加者を海岸沿いに誘導
17:00 集合写真、フリータイム(ご近所散策・・・浜辺で歓談)
17:30 (解散) お手伝いいただける方の終了時間です
※雨天決行(少量)

(2)お手伝いいただける方の集合時間

 集合は12:30に朝霧駅から連結したエレベーター下のモルツマーメイドⅡ号前(船のオブジェ)にお願いします。そこから他のお客様に邪魔にならない場所で全体説明をします。

(3)スタッフ役割

全体指揮…山本智章  開会挨拶…三戸呂克美(会長)  受付&会計…米田進一
誘導…島本卓  会場設営…宮野秀樹・土田浩敬  閉会挨拶…坂上正司

(4)お手伝いいただける方にお願いしたい作業内容 ※人数の変動有り

○受付
 受付 チェック2名  参加費徴収2名
 おつり2名  タックシール1名
 ダブルチェックを心掛けてください。
 受付表の参加者の名前を確認してチェックします。
 名前が確認できたら参加費を徴収し、タックシールに「○」(参加費徴収済のしるし)を入れて渡します。
 おつりを渡すときは間違いがないか再度確認してください。
 タックシールはよく見える所に張ってもらってください。

○JR朝霧駅からバーベキュー会場までの誘導 6名 ※13時50分まで
 JR朝霧駅改札前・スロープ2名
 EV上下2名  EV~サイト2名  交代しながら
 JR朝霧駅改札からBBQサイトまで10分で行くことができます。
 陸橋に上がるのにスロープがあり、電動車椅子は問題ありませんが、自走式車椅子はお手伝いが必要です。
 陸橋は海側にエレベーターがありますが、自転車で利用する方もおられるので待ち時間が発生します。
 エレベーターを降りてBBQサイトに行くには芝生か土道を通ります。
 電動車椅子は問題ありませんが、自走式車椅子はお手伝いが必要です。
 声をかけて状況に応じてお手伝いしてください。

○大蔵海岸駐車場からバーベキュー会場までの誘導 ※13時50分まで
 2名
 車で来場される方は「大蔵海岸駐車場」に駐車していただきます。
 駐車場から会場は近いですが、もし場所に迷われたら会場まで案内してください。

○会場設営 ※各班の椅子やテーブルの場所で準備作業
 バーベキューの焼き係  各班2名(一炉2名×12炉)  交代しながら
 炉の管理  各炉2名  交代しながら
 バーベキュー時の介助(食事介助など)  全員で交代しながら
 後片付け  全員で協力してください

(5)バーベキューの準備

 火起こし準備は基本的にはサイトが行います。
 担当のお手伝いがすんだ方全員で13:30から会場に入って準備します。
 テーブルを確認して参加者を誘導してください。
 テーブルに用意されてある物品を参加者に配ってください。
・(調味料)焼肉のタレ ※タレはお皿に注いでいく
・紙皿…小皿を各テーブルの人数分。(サイトが用意)
・紙コップ…各テーブルの人数分。(サイトが用意)
・割り箸…各テーブルの人数分。(サイトが用意)
・ストロー&フォーク…希望者のみ。(サイトが用意)
・トング…各炉に2つ(サイトが用意)。
・菜箸…(サイトが用意)
・ゴミ袋…「残飯」「空き缶」「ペットボトル」「皿&お箸(燃えるゴミ)」に分類します。
 (サイトが用意)※全て中身を無くして、洗えるものは洗って捨ててください。
・延長コード(×)…人工呼吸器充電する場合、事務所でお借りする事になります。
※火起こしについて・・・サイト側でやりますが管理は我々でしなければなりません。
 軍手を使用。(頸損連で用意) ※火傷をしないように注意してください。

○物品・食材の分配について・・・
 発注したお肉や野菜がテーブルに届きますので各テーブルに分配してください。
 物品も「班分け表」を確認の上、人数分を分配してください。食材が余らないよう工夫してください。
 ※追加注文は会費に含まれていません。追加した人が支払うシステムになっています。
 注意してオーダーしてください。

○炉の管理 交代しながら
 トングと菜箸を使用して食材を焼きます。焼けた食材に関しては各自の取り皿か大皿へ移してください。
 炭の火力が弱くなったらトングを使用して炭を混ぜてください。

○バーベキュー時の介助(食事介助・トイレ誘導など) 交代しながら
 参加者にはそれぞれ介助者がおられますが、介助者がいない参加者もおられます。お肉や野菜を取ってあげたり、飲み物を注いであげたりしてください。
 お皿に取る場合、食べられるものか確認してあげてください。何かしてほしいことがないか、こちらから声をかけることもお願いします。

○バーベキュー大会の写真撮影
 手の空いているときや参加者からお願いされたときは、全体の雰囲気やそれぞれの参加者の様子を撮影してください。

○後片付け(全員で協力してください)
 サイト使用時間が限られているため、16:15に1回目の時間を知らせます。
 16:30の10分前には終了の声をかけます。
 ゴミの分類やテーブル上の片付けをみなさんで協力し合い、速やかに行ってください。
 物品も確認の上、忘れ物がないように。

(6)その他

 今回、お手伝いをお願いしていますが、みなさんも是非楽しんでください。お 1 人で参加されている車椅子の方に積極的に声をかけ、食事介助や手伝ってほしい事を聞いてください。障害ある方もない方も関係のない楽しい交流会にしたいと考えています。気を遣う必要はありませんので、聞いてみたいことなどがあれば是非聞いてください。コミュニケーションをとりながら大いに楽しみましょう!
 また、バーベキュー大会終了後にはフリータイムを設けていますので、そこでも時間があればいろんな頸髄損傷者とお話しして交流を深めてください。
 ※各学校のリーダーは全員無事に帰宅したことを確認して連絡だけください。
 もし当日わからないことがあれば、赤いネックストラップのスタッフに聞いてください。

2017年度 兵庫頸損連絡会バーベキュー大会運営マニュアル(PDF)

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